GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

Reducir el campo de la incertidumbre. La planificación supone, por otra parte, una nueva paradoja: no se planifica porque no se tiene tiempo; pero no se tendrá más tiempo si no se planifica.

 

No tengo tiempo para todo, cómo puedo conseguir organizarme?

👉La queja más común es: “la sensación de que el tiempo del que del que disponemos no nos resulta suficiente para hacer todo lo que deseamos hacer”. Esto supone muchas veces tensión, sentimientos de incompetencia y por supuesto la convicción de que no sabemos gestionar ni aprovechar el tiempo. 

Además, una mala organización se ve reflejada en jornadas laborales cada vez más largas, no saber decir que “no”, perfeccionismo, tener objetivos personales y profesionales cambiantes o poco definidos, no saber gestionar los imprevistos, estrés, etc. Generando en la gran mayoría de personas bloqueos que impiden comenzar con las tareas, lo que hace que este círculo se intensifique.

Cierto es que todos necesitamos organizar nuestro tiempo y todos utilizamos algún sistema para ello, la pregunta es:

¿Mi sistema de organización del tiempo es eficaz?

Si la respuesta es «no«, podemos aprender a mejorar nuestro sistema con unas sencillas reglas. 

1.Definir los objetivos: sin saber que es lo que hay que hacer, es muy difícil hacer algo. Tómate el tiempo necesario para analizarlos, y ver que es lo que tienes que hacer, para cuándo tienes que hacerlo y qué pasos son los necesarios para alcanzar el objetivo. 🎯

2.Establecer prioridades: Ni todas las actividades son urgentes ni todas las actividades son importantes, por lo que priorizar se convierte en un aspecto clave de la gestión del tiempo. Si asumimos que todas las tareas son igual de importantes y urgentes, perderemos mucho tiempo en tareas auxiliares por lo que corremos el peligro de que lo verdaderamente importante se quede sin hacer.✅

 

¿Cómo priorizar mis tareas?

Puedes ordenar las tareas según la siguiente clasificación:

– Importante y urgente: son tareas centrales de las que dependen otras, y que si no se realizan en ese momento no se puede avanzar, por tanto, son los temas que hay que abordar de manera prioritaria.

– Importante y no urgente: Son aquellas tareas que son la base para otras, pero que no están sometidas a presión temporal, por lo que podemos planificar su desarrollo de manera flexible.

– No importante y urgente: Son las actividades auxiliares y las interrupciones que están presentes en las tareas, llevan mucho tiempo pero son poco relevantes para la consecución de los objetivos. Si nos es posible, delegaremos estas tareas a otros, si no tenemos esta posibilidad, las incluiremos en nuestra planificación en los «tiempos muertos», es decir, en aquellos momentos en que las tareas prioritarias estén resueltas o no se pueda avanzar en ellas

– No importante y no urgente: Son las tareas de ocio y de entretenimiento, las podemos incluir en nuestra planificación como tareas de transición, es decir, tareas que podemos utilizar para pasar de una actividad a otra, y nos ayudarán a relajarnos. también las podemos utilizar como tareas de recompensa, esto es, incluirlas después de realizar todas las actividades diarias como recompensa por haber cumplido el objetivo diario.

Distraerte fácilmente tiene solución

La distracción es problemática porque la capacidad para dividir la atención entre tareas competitivas está limitada por la biología, y bajo ciertas condiciones (especialmente cuando las tareas son muy similares, altamente demandantes y requieren atención continua),
el desempeño de una o de ambas se deteriorará inevitablemente (Victor, Engström & Harbluk, 2008).

Las distracciones se derivan de una variedad de fuentes, incluyendo dispositivos electrónicos o conexión a internet, y las distracciones convencionales, tales como gente a nuestro alrededor o acontecimientos externos. Uno de los primeros pasos es conseguir identificar cuáles son tus distractores, ya que pueden ser muy variados y no a todas las personas nos distraen el mismo tipo de cosas.

3.Eliminar las distracciones: En muchas ocasiones nos tenemos que enfrentar a diferentes interrupciones cuando estamos realizando una tarea y las que no podamos evitar debemos aprender a gestionarlas.❌

– Llamadas telefónicas: Es imprescindible filtrarlas y responder aquellas que sean estrictamente necesarias, las demás podremos devolverlas cuando sea el momento adecuado. En las que sean   imprescindible contestar debemos ser breves y concisos para evitar alejarnos del objeto de conversación.

–Reuniones y las citas imprevistas: No siempre son imprescindibles, debemos valorar si estas actividades son evitables o se pueden postponer a otro momento más oportuno.

– Distracciones: En muchas ocasiones, nuestro lugar de trabajo está plagado de distractores y hacen que sea más fácil alejarse de los objetivos. Es necesario eliminar ruidos, objetos innecesarios en la mesa de trabajo, trabajar con luz natural siempre que sea posible y evitar trabajar en sitios de paso donde cualquier cosa o persona puede llamar nuestra atención. En el caso de que aparezca un imprevisto o tarea por realizar, es mejor dejarlo anotado y hacerlo después, para no interrumpir la actividad.

«No me concentro en la tarea que tengo que llevar a cabo».

En muchas ocasiones esto ocurre no porque tengamos un «problema mayor» de atención y/o concentración, sino porque nuestra atención NO está bien dirigida.

Para ello nos ayudará lo siguiente:

5.Escribir nuestros objetivos: Una vez que tengas los objetivos concretados y categorizados por prioridades, escríbelos en un papel, así evitarás que alguno se olvide. Una vez que vayas finalizando los objetivos, táchalos o subráyalos, esta tarea es muy motivadora, te ayudará a ver de forma más gráfica como vas con la consecución de estos.📝

6.Aprender a decir “no”: En ocasiones nos vemos desbordados por las demandas de los demás, por lo que en más de una ocasión deberemos decir «no», esto no es una cuestión de egoísmo si no de saber establecer la importancia de las cosas. Si enseñas a los demás que no estás disponible en cualquier momento, aprenderán a respetar tus tiempos.🤯

7.Poner el foco en una tarea y determina un tiempo: ¿cuántas veces estamos haciendo algo, pero en realidad estamos pensando en otras cosas a la vez?, en lo que nos queda por hacer, en lo que aún no hemos hecho, en que si nos dará tiempo a hacerlo todo, etc. Es importante establecer descansos cuando el foco de la atención se desvía constantemente para poder invertir de la mejor forma el tiempo. 👁‍🗨

Recuerda: «La diferencia entre ganar y perder a menudo consiste en no abandonar» 

8.No abandones la tarea hasta finalizarla: Cuando dejamos una tarea a medias, y la retomamos el tiempo que invertimos en llegar al nivel de concentración previo al parón, es muy extenso por lo que derrochamos un precioso tiempo en lo que podíamos llamar «calentar motores«. 👌

9.Evita posponer las tareas: Todos posponemos, tendemos a posponer aquellas tareas que nos parecen más pesadas o difíciles, lo peligroso de esta tendencia es que se convierta en algo habitual.🔛

 

Si crees que este es tu caso, analiza las causas, las más comunes son las siguientes:

– La tarea parece desagradable 🡪 Realizarla cuando estamos más despejados o en las horas que mejor trabajamos y después concédete una tarea de recompensa, realiza una actividad que contrarreste tu estado de humor negativo.

– La tarea parece muy complicada 🡪 Divide la tarea general en pequeñas etapas, te será más manejable.

– Miedo a fracasar en la tarea 🡪 Si no lo intentamos el fracaso es el resultado que conseguiremos. 

– Creencia de que no se tienen las suficientes habilidades para realizarlas 🡪 Si crees que no tienes estas habilidades, pide ayuda a alguien que pueda tenerlas y que te pueda «echar una mano» y recíclate en aquellos conocimientos que tengas obsoletos.

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“Hay una clase de ladrón a quien la ley deja impune, y que roba lo que es más valioso para el hombre: el Tiempo.”

Napoleón I, Máximas

 

Carmen Jurado Ramos,

Psicóloga sanitaria especializada en neuropsicología.

 

Bibliografía:

• LeBoeuf, M. (1979). Working Smart. Nueva York: Warner Books.

• Morgenstern, J. (2004). Time Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule—and Your Life. Nueva York: Henry Holt/Owl Books.

• Richard, W. (2008). Time Management: Proven Techniques for Making Every Minute Count. Adams Media. pp. 232 - 238.

• Sandberg, J. (2004). To-Do Lists Can Take More Time Than Doing, But That Isn't the Point. The Wall Street Journal.

• Stella, C. (2013). The Study Skills Handbook. Londres: Palgrave Macmillan.